É provável que você já tenha passado por dias em que as horas não são suficientes para fazer tudo o que precisa dentro do seu expediente, não é mesmo? Essa sensação é comum, mas não precisa ser assim. Afinal, o tempo pode e deve ser seu aliado. Entretanto, para isso você deve se focar em melhorar a gestão de tempo na sua empresa. É só o controle desse tempo que vai permitir que você transforme uma rotina de atrasos em dias produtivos e organizados.

Uma pesquisa feita pela escola de negócios John Molson, da Universidade Concórdia, em parceria com a Universidade Laval, no Canadá, indica que a boa gestão de tempo funciona e traz satisfação na vida pessoal dos colaboradores.

Para Matheus Marcondes, CEO da Smile University, edtech de gestão e marketing para profissionais liberais, a gestão de tempo se refere ao planejamento, à organização e ao controle do tempo que a empresa precisa para trabalhar de forma eficiente e funcional. “Ela possibilita um maior controle e organização sobre as atividades que precisam ser executadas, o trabalho da equipe e o atendimento aos clientes”, afirma o executivo.

O especialista aponta sete dicas para como aumentar a produtividade e garantir uma maior previsibilidade financeira ao seu negócio.

1. Faça um planejamento

A primeira coisa a fazer para aplicar a gestão de tempo em empresas é se planejar. Responda a algumas perguntas como:

• Qual é o horário de funcionamento de sua empresa?
• Quantos profissionais estão disponíveis diariamente para o atendimento?

• Qual é o tempo médio total para a execução dos principais processos que sua empresa realiza?
• Qual é a média de tempo de cada atendimento/processo?

2. Organize todos os processos

É preciso criar processos e definir regras para que as atividades sejam priorizadas e registradas da maneira adequada. Ao fazer isso, você reduz as chances de problemas.

Logo, é fundamental criar processos para todas as áreas do negócio. Afinal, furos na agenda atrapalham a organização do tempo, mas são muito comuns. Para evitar que eles tenham um impacto ainda mais negativo na sua rotina, uma dica é a criação de um processo de confirmação de horário no dia anterior.

Você pode adotar uma ferramenta que envie automaticamente uma mensagem para os clientes e colaboradores da empresa.

Além de aumentar a taxa de comparecimento, esse tipo de lembrete antecipa possíveis desmarcações.

De maneira geral, dessa etapa o importante é que você compreenda qual é o fluxo atual de trabalho que interfere em sua agenda. A partir disso, busque por soluções que envolvam o atendimento e trabalhe para que ele funcione de maneira fluida e objetiva.

3. Envolva toda a sua equipe

Envolver sua equipe significa que todos sabem como sua empresa se organiza. Como são os processos e o que fazer em cada momento.

Assim que você fizer o planejamento e organizar os processos, é hora de apresentá-los à equipe e ouvir sugestões.

Dessa forma todos vão entender os procedimentos e até mesmo sugerir melhorias de acordo com suas próprias experiências.

4. Considere o tempo médio necessário para os atendimentos

Muitas vezes, quando entramos em contato com um cliente pela primeira vez, não temos ideia do que iremos encontrar.

Portanto, é importante que você tenha um tempo médio maior predefinido para momentos como esse, em especial para avaliações que vão direcionar à contratação.

Tenha certeza de oferecer um excelente atendimento ao cliente, ouça o que ele tem a dizer e lembre-se de que essa etapa é fundamental para que ele contrate o seu serviço.

5. Inclua um intervalo entre os processos

Fazer pequenas pausas entre as atividades ajuda a lidar melhor com seus atendimentos, sem sobrecarregar a sua mente. Afinal, assim como toda ferramenta, ela também precisa de intervalo.

Além disso, pode ser que você precise desse intervalo para ajustar o tempo de algum atendimento anterior que tenha demorado mais do que o esperado.

6. Utilize ferramentas para auxiliar sua gestão

O uso de ferramentas é primordial no auxílio à gestão do tempo. Opte por ferramentas básicas para marcação de compromissos e reuniões, como o Google Calendar, ou mesmo outras soluções online.

Tudo aquilo que facilita e otimiza o seu trabalho é bem-vindo.

7. Não ultrapasse o seu horário de trabalho

Não se deixe levar pela tentação de resolver tudo em um só momento. Você precisa ser fiel com seus horários no trabalho, para que eles não invadam a sua vida pessoal.

É claro que vez ou outra não será um problema. Porém, tenha atenção para que isso não se torne uma constante em seu negócio e traga problemas no futuro.

Seus horários e de sua equipe fora do trabalho são tão importantes quanto aqueles dentro da empresa. Afinal, sua mente e corpo precisam de descanso para trabalhar bem.